Vergaderingen. Waar gewerkt wordt, wordt vergaderd. Online dan wel offline, we ontkomen er niet aan. We kennen ze allemaal wel als je in loondienst werkt, maar niet alleen in loondienst. Soms ook als freelancer. Het ligt aan het soort werk dat je doet en welke branche je zit. Soms is het erg saai en kan je wegdromen, maar het kan ook wel erg nuttig zijn en opheldering geven over bepaalde zaken.
Hoe dan ook: vergaderen hoort er gewoon bij en iedereen heeft er wel eens mee te maken.
Hoe pak je dit effectief aan?
Hier enkele tips voor een succesvolle vergadering:
1.De voorbereiding.
Wanneer is de vergadering. Welke dag en het tijdstip. Maar denk ook aan geschikte ruimte. Je moet ook een vergaderruimte reserveren. Alle medewerkers moeten op de hoogte zijn van het tijdstip en lokatie.
2.Voorzitter
Kies een voorzitter. Wie gaat de vergadering leiden? Daarnaast moet er ook iemand notuleren. Zorg dat van te voren duidelijk is wie wat doet. Maak een schema wie de volgende keer voorzitter en notulist is.
3. Begin op tijd
Begint de vergadering om 10:00 uur, maar is om 10:00 uur nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen, want vergaderingen kunnen erg uitlopen. Zorg dus dat je altijd op tijd bent. Dit is belangrijk.
4. Staat alles klaar?
De voorzitter zorgt er ook voor voor dat alles aanwezig is. Denk bijvoorbeeld aan een beamer, goede koffie en thee en eventueel broodjes. Het verschilt per bedrijf hoe de vergadering ingevuld wordt.
5. Opstelling
Ga voor een vergaderruimte met een goede tafel waar iedereen goed aan kan zitten.
Een rechthoeke of ronde tafel. Vierkant of u-vorm? Laag zitten of hoog zitten? Allemaal dingen om over na te denken.
6.Respect voor elkaar.
Respecteer iedere aanwezige. Vraag naar andermans mening en laat anderen uitspreken. Laat iedereen wat inbrengen. Respect voor elkaar is belangrijk. Ieder doet er toe.
7. Vraag toestemming bij uitloop
Loopt de vergadering toch uit? Vraag dan toestemming aan iedereen. Ga niet zomaar door met vergaderen. Sommige medewerkers zullen misschien echt weg moeten.
8. Rondvraag
Laat de rondvraag een rondvraag zijn en niet meer dan dat. Discussies horen hier eigenlijk dus niet thuis. Je kan er een agendapunt voor de volgende vergadering van maken.
Effectief vergaderen doe je dus zo. Volg de stappen en zorg dat alles in orde is. Hou rekening met elkaar en laat anderen ook aan het woord.
