Kantoorbeheer efficiënter maken. Hoe doe je dat? Lees hier meer.
Het beheren van een kantoor is veel werk, maar dat hoeft niet. Er zijn veel dingen die je kunt doen om je dagelijks leven gemakkelijker en minder stressvol te maken. Met de juiste tools en een beetje zelfzorg kom je je werkdag met meer gemak en minder stress door. Door de tips in dit artikel op te volgen en te investeren in een nieuwe technologie zoals Dragon Naturally Speaking, zul je al snel merken dat je weer geniet van het leven op kantoor.
Investeer in spraakherkenning
Spraakherkenning heeft een lange weg afgelegd. Het kan worden gebruikt voor dicteren, wat handig is als je onderweg wilt werken werk. Het kan ook worden gebruikt om doorzoekbare databases te maken met informatie die je gemakkelijk vanaf je computer wilt openen. Je kunt zelfs spraakherkenning gebruiken om een spraakbedieningssysteem te maken voor de computers of andere apparaten van je bedrijf.
Organiseer het bureaublad van je computer
Met een schoon en georganiseerd bureaublad kun je bestanden en mappen sneller vinden, waardoor je je werk gemakkelijker kunt doen. Om alles netjes en toegankelijk te houden, gebruik je de zoekfunctie om bestanden te vinden wanneer dat nodig is, evenals mappen en snelkoppelingen (links) om ze te ordenen. Het is ook belangrijk om dingen te bewaren waar je ze kunt vinden. Als een document achter verschillende andere documenten wordt begraven, is de kans groot dat het wordt vergeten of helemaal verloren gaat. Een tool zou hierbij van pas kunnen komen. Het is een geweldige manier om informatie op te slaan die je moet bijhouden, maar waar je op dit moment geen tijd of energie voor hebt.
Automatisch invullen gebruiken voor formulieren en rapporten
Je bent waarschijnlijk bekend met veel van de manieren waarop technologie je kan helpen tijd te besparen op het werk. Maar wist je dat Microsoft Word en Excel eigenlijk iets hebben dat automatisch aanvullen wordt genoemd? Automatisch aanvullen is een functie waarmee je een reeks aangepaste invoer voor velden op formulieren, rapporten en andere documenten kunt instellen en deze vervolgens automatisch kunt invullen wanneer dat nodig is. Dit omvat zaken als namen en datums. Het helpt dus om je papierwerk efficiënter te maken door de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het steeds opnieuw invoeren van repetitieve informatie te verminderen.
Overweeg een cloud gebaseerd systeem
Cloudopslag is een geweldige manier om belangrijke documenten veilig en toegankelijk te houden. De meeste cloudopslag providers bieden codering, zodat je bestanden verborgen kunnen worden achter een wachtwoord dat zelfs de overheid niet kan kraken. Het gemak van overal toegang tot je bestanden, ook op mobiele apparaten zoals smartphones en tablets, kan niet worden overtroffen door harde schijven.
