Wanneer een organisatie groeit, lopen de interne processen op een gegeven moment vast op verouderde systemen. Een systeem of proces dat ooit prima werkte met een paar spreadsheets, verandert al snel in een minder soepele werkwijze waarin afdelingen langs elkaar heen werken. De verkoopafdeling belooft levertijden die de productie niet kan waarmaken. Ook lijkt de financiële administratie dagen bezig om handmatig de juiste cijfers bij elkaar te krijgen.
Het kiezen van een schaalbare ERP oplossing helpt om al die processen weer centraal te krijgen, zodat beslissingen worden genomen op basis van actuele data.
De knelpunten van een gefragmenteerd systeem
In de eerste fase van een bedrijf is het vaak prima om voor elk probleem een losse softwaretool aan te schaffen. De boekhouding gebruikt het ene pakket, de voorraad wordt bijgehouden in een tweede systeem en de binnendienst typt orders over in een derde programma. Wat niet veel mensen weten, is dat het kan zorgen voor gevaarlijke data silo’s binnen de organisatie.
Informatie moet continu handmatig worden overgezet, en dat vergroot de kans op menselijke fouten aanzienlijk. Ook ontbreekt het management aan een realtime overzicht van de marges en de voorraadposities. Wanneer processen veranderen of het aantal orders verdubbelt, stort deze kaartenhuisconstructie in elkaar. Eén centraal digitaal fundament is dan ook hard nodig om efficiënt uit te kunnen breiden zonder dat de overheadkosten uit de hand lopen.
Klantrelaties en verkoop samen organiseren
Naast het stroomlijnen van de interne logistiek en financiën vraagt de commerciële kant van een groeiend bedrijf om een gestructureerde aanpak. Klanten verwachten snelle antwoorden en gepersonaliseerde offertes. Ook rekenen ze op een soepele service van hun contactpersonen. Als klantinformatie verspreid staat over de mailboxen van individuele accountmanagers, gaat er waardevolle kennis verloren op het moment dat iemand de organisatie verlaat.
Een CRM-systeem brengt alle interacties en verkoopkansen én servicevragen overzichtelijk samen op één plek. Verkoopteams zien welke afspraken er zijn gemaakt en de servicedesk heeft de volledige historie van een klant bij de hand. Door dit systeem te koppelen aan je centrale bedrijfssoftware, worden geaccepteerde offertes automatisch omgezet in lopende orders op de werkvloer.
Waarmee rekening houden bij een software traject?
Het kiezen en vooral het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware is niet altijd alleen aan de IT kant een verandering. Het is een verandering die de gehele bedrijfscultuur raakt. Een veelgemaakte fout is om bestaande en inefficiënte werkwijzen één op één na te bouwen in het nieuwe pakket. Het is juist hét moment om kritisch naar bestaande processen te kijken en deze te standaardiseren.
Ook is de keuze voor de juiste implementatiepartner minstens zo belangrijk als de software zelf. Een gespecialiseerde speler zoals 9altitudes weet hoe de dynamiek van de sector in elkaar zit en helpt organisaties om de software af te stemmen op toekomstige groeidoelstellingen. Met een doordacht verandertraject en goede training voor medewerkers voorkom je weerstand op de werkvloer en haal je het maximale rendement uit je investering. Een geslaagde software architectuur groeit namelijk gewoon mee met veranderende marktomstandigheden.
