Voor veel ondernemers voelt belasting als een verplicht nummer. Je begon een bedrijf om te doen waar je goed in bent en niet om formulieren in te vullen. Toch komt het fiscale deel onvermijdelijk op je pad. Wie het goed regelt houdt meer geld over en slaapt rustiger. Wie het laat liggen krijgt vaak pas last op het moment dat er een aanslag of boete op de mat valt.
In dit artikel lees je wat je als mkb’er moet weten. We beginnen met het verschil tussen aftrek en korting en lopen daarna langs de belangrijkste zaken die je zelf in de hand hebt. Aan het eind lees je wanneer een accountant het verschil maakt.
Fiscaal aftrekbaar en belastingvermindering zijn niet hetzelfde
Veel mensen gooien deze twee begrippen op één hoop. Toch werken ze anders en dat scheelt in je portemonnee.
Bij een aftrekpost wordt een bedrag van je belastbaar inkomen afgehaald. Je betaalt dan over een lager bedrag belasting. Hoeveel je daarmee bespaart hangt af van het tarief waarin je zit. Wie in een hoger tarief valt houdt van dezelfde aftrek meer over dan iemand in een lager tarief. Voorbeelden zijn de hypotheekrente en bepaalde kosten voor je onderneming.
Bij een belastingvermindering of heffingskorting trek je het bedrag direct af van de belasting die je moet betalen. Het maakt dan niet uit in welk tarief je zit. Een korting van honderd euro betekent ook echt honderd euro minder belasting. Denk aan de algemene heffingskorting en de arbeidskorting.
Een handige vuistregel is dat een aftrekpost werkt op je inkomen en een korting op je rekening. Let ook op het verschil met toeslagen. Kinderopvangtoeslag is bijvoorbeeld geen aftrekpost maar een tegemoetkoming die je apart aanvraagt. Door deze zaken te mengen worden vaak foute verwachtingen gewekt. Controleer dus altijd bij de Belastingdienst of je adviseur onder welke categorie iets valt.
Wat een ondernemer extra mag aftrekken
Als zelfstandige heb je recht op regelingen die een werknemer niet kent. De bekendste zijn de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Om daarvoor in aanmerking te komen moet je meestal aan het urencriterium voldoen. Dat betekent dat je minstens 1225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Houd daarom vanaf dag één een urenregistratie bij. Dat kost je tien minuten per week en het kan je later veel geld opleveren.
Daarnaast bestaat de mkb-winstvrijstelling. Een deel van je winst wordt daarbij vrijgesteld van belasting. Je hoeft er niets voor te doen want het wordt automatisch toegepast als je voldoet aan de voorwaarden. De hoogte van de aftrekken en vrijstellingen verandert vrijwel elk jaar. Neem daarom nooit een bedrag uit een oud artikel over. Kijk altijd naar de actuele cijfers voor het jaar waarover je aangifte doet.
Je administratie is de basis
Alle aftrek en alle kortingen staan of vallen met een goede administratie. Zonder bonnetjes en facturen kun je geen kosten opvoeren. Het is een van de meest voorkomende fouten bij beginnende ondernemers. Ze hebben de uitgaven wel gedaan maar kunnen ze niet aantonen.
Bewaar je administratie zeven jaar. Dat is de wettelijke termijn. Digitaal bewaren mag zolang de gegevens leesbaar blijven. Maak er een gewoonte van om bonnetjes direct te fotograferen en op te slaan in een vaste map. Geef elke map een duidelijke naam per jaar en per kwartaal. Dan hoef je op het moment van de aangifte niet meer te zoeken.
Scheid ook privé en zakelijk. Open een aparte zakelijke bankrekening en betaal bedrijfskosten alleen daarvan. Dat maakt je boekhouding overzichtelijk en voorkomt dat je privéuitgaven per ongeluk als bedrijfskosten opvoert. Dat laatste kan bij een controle tot een correctie leiden.
Btw laat zich niet uitstellen
Btw is een onderwerp waar ondernemers vaak over struikelen. Je int de btw namens de Belastingdienst en draagt hem af. Het geld is dus niet van jou. Zet daarom elke keer dat er een betaling binnenkomt direct het btw bedrag opzij op een aparte spaarrekening. Zo zit je niet in de problemen als de aangifte aan de deur staat.
De meeste ondernemers doen elk kwartaal aangifte. Mis de deadline niet want boetes en rente lopen snel op. Ondernemers met een lage omzet kunnen onder voorwaarden gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Je hoeft dan geen btw te berekenen en geen aangifte te doen. Ga na of dat voor jou voordelig is want het heeft ook gevolgen voor het terugvragen van btw op je inkoop.
Plan je belasting in plaats van er achteraan te rennen
Het grootste verschil tussen ondernemers die zich zorgen maken en ondernemers die dat niet doen is planning. Wie pas in het voorjaar ontdekt hoeveel belasting hij moet betalen komt voor onaangename verrassingen te staan. Reserveer daarom elke maand een vast percentage van je winst voor de inkomstenbelasting. Houd dit op een aparte rekening die je niet aanraakt.
Een tweede tip is om je investeringen slim te plannen. Een grote aankoop kan onder voorwaarden fiscaal voordeel opleveren zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Het loont dus om te kijken wanneer je een aankoop doet. Maak een jaarplanning en bespreek die een keer per jaar met een adviseur. Dat is meestal in het najaar nog mogelijk want dan kun je nog bijsturen voor het jaar eindigt.
Houd daarnaast je pensioen in de gaten. Als ondernemer bouw je zelf je pensioen op. Er zijn fiscale mogelijkheden om hiervoor geld opzij te zetten. Dat is een onderwerp dat je niet moet uitstellen want je mist dan jaren van opbouw. Wie nog bezig is met de eerste jaren van zijn bedrijf vindt in het artikel over zo goedkoop mogelijk ondernemen handige tips om de eerste kosten laag te houden terwijl je je financiën op orde brengt.
Wanneer huur je een accountant in?
Veel zelfstandigen doen de eerste jaren alles zelf. Dat kan zolang je bedrijf klein en overzichtelijk is. Maar op een bepaald moment loont het om hulp te zoeken. Dat moment komt vaak eerder dan je denkt. Zodra je personeel aanneemt een BV opricht of met buitenlandse klanten werkt wordt het ingewikkeld. Ook als je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan je administratie dan aan je klanten is het tijd voor hulp.
Bij een werkgever gaat het allemaal vanzelf. Zodra je zelfstandig bent moet je dit zelf oppakken en dat valt veel ondernemers zwaarder dan ze dachten. Een accountant in Almere of een andere plaats in jouw buurt neemt dit werk uit handen. Hij zorgt dat je financiële zaken op orde zijn en dat alles op tijd bij de Belastingdienst komt. Jij levert je bonnetjes en afschriften aan en de rest wordt geregeld.
Een goede accountant doet meer dan alleen cijfers invullen. Hij denkt mee over je winst je voorzieningen en je groei. Daarbij is persoonlijk advies vaak het meest waardevol. Wil je weten hoe je jouw situatie fiscaal zo slim mogelijk inricht? Dan kun je belastingadvies aanvragen bij een specialist. Zeker omdat wetten en regels voortdurend veranderen ziet een ondernemer door de bomen het bos niet meer. Een adviseur volgt die wijzigingen dagelijks en past ze toe op jouw cijfers. Dit geldt zowel voor zakelijke als voor privézaken.
Zo kies je een goede adviseur
Let bij het kiezen op een paar dingen. Vraag of de accountant ervaring heeft met jouw branche. Een webshop vraagt om andere kennis dan een bouwbedrijf. Vraag ook naar de manier van samenwerken. Werkt hij met een online boekhoudpakket zodat je altijd inzicht hebt? En wat kost het per jaar? Een vaste prijs voorkomt verrassingen.
Let verder op de communicatie. Een goede adviseur legt dingen uit in gewone taal en reageert binnen een redelijke tijd. Je hoeft niet bang te zijn om vragen te stellen. Ook niet over zaken die achteraf simpel blijken.
Maak er een vaste routine van
Fiscale zaken lijken ingewikkeld maar met een vaste routine worden ze overzichtelijk. Doe elke week een kwartier aan administratie. Zet elke maand geld opzij voor belasting en btw. Neem elk kwartaal je cijfers door en plan één keer per jaar een gesprek met je adviseur. Dat is alles.
Zo houd je overzicht en voorkom je dat een klein probleem een groot probleem wordt. Je krijgt bovendien tijd terug voor het werk waarvoor je ooit bent begonnen. Wie ook wil weten hoe andere ondernemers hun inkomsten opbouwen leest in het artikel over welke bloggers veel geld verdienen hoe belangrijk een goede financiële basis is zodra de omzet groeit.
