Een afwijzing doet pijn. Zeker als je verder kwam dan de eerste ronde. De meeste mensen sluiten de mail dan snel en gaan door. Dat is begrijpelijk maar het is ook een gemiste kans. Een afwijzing is het moment waarop iemand die je net heeft beoordeeld precies weet wat er is gebeurd. Wie daar een goede vraag aan stelt kan er meer van leren dan van tien cv-artikelen.
Toch krijgen veel mensen nooit antwoord. Dat ligt vaak niet aan de ander maar aan hoe, wanneer en bij wie de vraag wordt gesteld. In dit artikel lees je hoe je dat slim aanpakt. Je krijgt voorbeeldberichten en een manier om de reactie te lezen zodat je weet wat je met de feedback kunt.
Waarom werkgevers zo weinig zeggen
Begin met begrip voor de andere kant. Een recruiter krijgt soms tientallen of honderden reacties op één vacature. Uitgebreide feedback aan iedereen kost uren. Daar komt iets bij. Organisaties zijn voorzichtig. Elke zin die ze opschrijven kan later worden aangevochten. Een veilige afwijzing is daarom kort en vriendelijk.
Dat betekent niet dat je geen antwoord kunt krijgen. Het betekent dat je het de ander makkelijk moet maken. Een kleine duidelijke vraag krijgt vaker antwoord dan een groot verzoek om een volledige beoordeling.
Het tijdvenster dat bijna niemand kent
Hier zit een praktisch inzicht dat in weinig artikelen staat. Organisaties bewaren sollicitatiegegevens in de regel niet lang. Het is gebruikelijk dat ze die uiterlijk vier weken na afloop van de procedure verwijderen. Alleen met jouw toestemming mag dat langer en dan hooguit een jaar. Dat zie je terug in de privacyverklaring voor sollicitaties van het ministerie van Algemene Zaken. Veel andere organisaties hanteren dezelfde termijn.
Wat betekent dat voor jou? Het geheugen van de recruiter en de notities uit het gesprek bestaan niet eindeloos. Hoe sneller je vraagt hoe meer er nog te vertellen is. Een goed moment is binnen een tot drie dagen na de afwijzing. Dan ben je nog actueel en de ander heeft nog niet alle gesprekken vergeten. Wacht je langer dan twee of drie weken dan wordt een antwoord minder waarschijnlijk en minder concreet.
Wacht wel één nacht voordat je schrijft. Een bericht dat je in teleurstelling schrijft klinkt anders dan je bedoelt. Een kalm bericht van de volgende ochtend krijgt een betere reactie.
Aan wie stuur je je vraag?
De keuze van de ontvanger maakt veel uit.
De recruiter of HR medewerker:
Zij hebben je dossier maar weten soms niet waarom een manager voor een ander koos. Ze kunnen vaak wel zeggen op welk punt je afviel.
De leidinggevende die het gesprek voerde:
Zij weten het beste wat de doorslag gaf. Ze hebben ook het minste tijd. Is er een goed contact ontstaan tijdens het gesprek? Dan is dit de beste persoon.
Een bemiddelaar of uitzendbureau:
Die hebben meestal een directe lijn en vaak ook meer tijd. Ze willen jou later opnieuw plaatsen en hebben dus belang bij een goed antwoord.
Heb je alleen een standaard afwijzing van een no-reply adres gekregen? Zoek dan de recruiter op LinkedIn en stuur daar een kort bericht. Reageer niet in een groepsmail of via een algemeen adres.
Zo bouw je het bericht op
Een goed verzoek heeft vier onderdelen. Een korte dank. Een duidelijke en kleine vraag. Een zin die laat zien dat je er iets mee doet. En een uitweg zodat de ander zich niet verplicht voelt.
Een voorbeeld na een gesprek:
Beste Anouk, bedankt voor je bericht en voor de prettige gesprekken de afgelopen weken. Ik vind het jammer dat het niet is gelukt maar ik begrijp je keuze. Zou je me in één of twee zinnen kunnen vertellen waar ik het sterkst of het minst sterk uit de bus kwam? Ik wil daar graag van leren voor mijn volgende sollicitaties. Als je daar geen tijd voor hebt is dat helemaal prima.
Een voorbeeld na een afwijzing zonder gesprek:
Beste meneer Jansen, bedankt voor uw reactie. Ik wil mijn cv graag verbeteren voor vergelijkbare functies. Zou u me kunnen laten weten welke ervaring in mijn cv u miste voor deze rol? Een korte opmerking is al heel waardevol.
Let op wat deze berichten niet doen. Ze verdedigen je niet en vragen niet om heroverweging. Ze eisen ook geen uitleg. Dat laatste is belangrijk. Een bericht met toon van
“ik wil weten waarom ik niet ben gekozen”
roept weerstand op. Een bericht met toon van
“ik wil leren”
werkt.
Welke vragen leveren de beste antwoorden op?
De vraag bepaalt het antwoord. Vermijd vragen die vragen om een oordeel zoals
“wat was er mis met mij?”
Stel liever vragen die gaan over gedrag of over een keuze.
- Wat gaf de doorslag bij de kandidaat die is gekozen?
- Welke ervaring of vaardigheid miste je bij mij het meest?
- Is er iets in het gesprek dat ik anders had kunnen aanpakken?
- Zou ik in de toekomst een kans maken voor een vergelijkbare functie en wat zou er dan moeten veranderen?
Kies er één of twee. Stel niet alle vier tegelijk. Wie te veel vraagt krijgt vaak niets. Wie één scherpe vraag stelt krijgt meestal één bruikbaar antwoord.
Wat je nooit moet doen
Een paar valkuilen komen steeds terug. Stuur geen bericht met ontevredenheid of verwijten. Vraag niet of ze hun beslissing willen herzien. Dit kan voor een enkele keer werken maar meestal schaadt het je kans op een volgende kans. Bel niet meerdere keren en stuur geen herinneringen elke dag. Eén vriendelijke herinnering na een week is voldoende. Komt er dan geen antwoord? Laat het los.
Blijf ook beleefd als de feedback tegenvalt. De persoon die je antwoord geeft doet je een gunst. Bedank altijd voor een reactie ook als je het er niet mee eens bent. Je weet niet of je diezelfde persoon later nog tegenkomt in een andere functie of bij een ander bedrijf.
Hoe lees je de feedback?
Dit is het deel waar de meeste kandidaten iets laten liggen. Feedback is geen oordeel over jou als mens. Het is informatie. Verdeel wat je hoort in drie groepen.
Fit: Dingen die je niet kunt veranderen zoals de interne kandidaat die al bekend was of een team dat iets anders zocht. Hier hoef je niets mee. Het zegt niets over je kwaliteit.
Uitvoering: Dingen die je wel kunt aanpassen. Je verhaal was te lang. Je voorbeelden waren te vaag. Je had weinig vragen. Je cv liet niet zien wat je bereikte. Hier zit je winst.
Ruis: Een persoonlijke mening die niet door iemand anders wordt gedeeld. Neem die voor kennisgeving aan.
Zoek daarna naar patronen. Eén opmerking is een mening. Dezelfde opmerking uit drie verschillende gesprekken is een signaal. Houd daarom een logboek bij. Noteer het bedrijf de functie de fase waarin je afviel en wat je hoorde. Na tien sollicitaties zie je vanzelf wat er steeds terugkomt.
Het punt waar je afvalt zegt veel
Het moment van afwijzing is zelf ook feedback. Een afwijzing zonder gesprek wijst vaak op je cv of motivatiebrief. Lees dan zaken die je beter niet schrijft op je cv. Heb je een lange periode zonder werk dan helpt hoe leg je een loopbaangat uit in een sollicitatie. Solliciteer je internationaal dan past een cv of motivatiebrief vertalen bij je situatie.
Val je na het eerste gesprek af? Dan zit het probleem vaak in je verhaal of je voorbereiding. Gebruik dan hoe kun je je het beste voorbereiden op een sollicitatie. Denk ook aan je presentatie. Lees wat kun je het beste dragen tijdens een sollicitatie. Val je pas in de laatste ronde af? Dan gaat het meestal om fit of salaris en kun je weinig doen. Je bent dan dichtbij en dat is goed nieuws.
Heb je het gevoel dat je telkens om dezelfde reden afvalt? Bekijk dan waarom goede kandidaten worden afgewezen en 5 mogelijke redenen waarom je de job niet hebt gekregen.
Blijf in beeld na een afwijzing
Een afwijzing hoeft het einde van het contact niet te zijn. Eindig je bericht met een vriendelijke zin zoals dat je graag op de hoogte blijft van nieuwe vacatures. Volg het bedrijf en de recruiter op LinkedIn. Wil je dat ze je gegevens bewaren voor een volgende functie? Dan kun je dat vragen. Met jouw toestemming mag een organisatie je gegevens maximaal een jaar bewaren.
Er zijn ook gevallen waarin je een formeel verzoek kunt doen. Heb je het gevoel dat er iets niet klopt? Je mag als sollicitant vragen welke persoonsgegevens een organisatie van je bewaart. Zo’n verzoek moet binnen enkele weken worden beantwoord. Dit is een zwaar middel en bedoeld voor serieuze situaties. In de meeste gevallen komt je verder met een vriendelijk bericht.
Houd het ook vol
Veel afwijzingen achter elkaar kunnen je motivatie raken. Dat is normaal. Wees mild voor jezelf en zorg dat je naast het solliciteren ook andere dingen doet. Tips daarvoor vind je in hoe blijft solliciteren leuk en in wie kan je helpen met een baan te zoeken. Merk je dat spanning je gesprekken in de weg zit? Lees dan last van faalangst op de werkvloer.
Samengevat
Een afwijzing is een van de weinige momenten waarop je gratis informatie kunt krijgen over hoe anderen je zien. Vraag binnen een paar dagen en niet later dan een paar weken. Kies de juiste persoon en stuur een kort vriendelijk bericht met één scherpe vraag. Verdedig je niet en laat de ander een uitweg. Sorteer wat je hoort in fit uitvoering en ruis en zoek naar patronen. Houd een logboek bij. Wie dit een paar keer doet merkt dat sollicitaties minder willekeurig voelen en dat elk gesprek iets oplevert.
